चरण
- Purchase Bills खोलें और New Purchase दबाएँ। अगर बटन New PO कहता है तो आपके व्यवसाय में PO ज़रूरी है: पहले PO बनाएँ और उस पर PI दबाएँ।
- Supplier Name और Purchase Date चुनें, और Supplier Invoice Number (from bill) लिखें। GST के लिए वही नंबर मायने रखता है; Purchase Number (our reference) अपने आप भरता है।
- प्रोडक्ट कार्ड दबाकर लाइन जोड़ें, फिर Qty, Purchase Price (excl. GST), Selling Price (MRP, incl. GST), स्टोर और Batch / Serial No के साथ MFG व EXP तारीख़ें भरें।
- सप्लायर के बिल में भाड़ा, पूरे बिल पर छूट या राउंड ऑफ़ है? लाइनों के नीचे Freight & other charges, Discount on whole bill और Round off भरें।
- Create दबाएँ। बिल Draft के रूप में सेव होता है और आपका स्टॉक अभी नहीं बदला।
- सूची में उस ड्राफ़्ट पंक्ति का Status बॉक्स खोलकर Approved चुनें। तीनों पुष्टि टिक करें और Confirm & Approve दबाएँ। स्टॉक अब जुड़ता है।
ध्यान रखें
स्टॉक अप्रूवल पर जुड़ता है, ड्राफ़्ट सेव करने पर कभी नहीं। Draft में पड़ा बिल न Manage Stock में दिखता है, न परचेज़ लेजर में।
अप्रूवल के बाद पूरा एडिटर हमेशा के लिए बंद हो जाता है। Correct details (मालिक, या वह अनुमति पाए स्टाफ़) तारीख़, बैच, MFG, EXP, जिन चीज़ों से कुछ नहीं बिका उनकी ख़रीद क़ीमत, और स्टॉक रहने तक बिक्री क़ीमत (सिर्फ़ नई बिक्री पर) ठीक करता है।
MRP में GST शामिल लिखते हैं या नहीं, यह एक सेटिंग है। परचेज़ ग्रिड के ऊपर गियर खोलकर MRP already includes GST इस्तेमाल करें - नीचे की पंक्ति साफ़ बताती है कि ग्राहक को कितना बिल बनेगा।
इस्तेमाल हुए शब्द
| शब्द | मतलब |
|---|---|
| Draft | सेव है और बदला जा सकता है। न स्टॉक, न लेजर एंट्री, न बकाया। |
| Approved | स्टॉक जुड़ गया और बिल खातों में चढ़ गया। लॉक। |
| Cancelled | अलग रखा गया। न स्टॉक, न लेजर एंट्री। |
| Supplier Invoice Number (from bill) | सप्लायर के बिल पर छपा नंबर। GST के लिए यही मायने रखता है। |
| Purchase Number (our reference) | आपका अपना क्रम नंबर। अपने आप भरता है; अपनी सीरीज़ रखते हों तभी बदलें। |
| Purchase Price (excl. GST) | सप्लायर बिल के अनुसार प्रति यूनिट लागत, GST से पहले और सप्लायर डिस्काउंट प्रतिशत से पहले। |
| Selling Price (MRP, incl. GST) | इस बैच को आप जिस क़ीमत पर बेचेंगे। स्टॉक पेज और काउंटर दोनों यही पढ़ते हैं। |
| Freight & other charges | स्टॉक की लागत में जुड़ता है और कीमत के अनुपात में लाइनों में बँटता है, हर लाइन की GST दर से; छूट भी इसी तरह घटती है। |
हर लाइन का GST प्रोडक्ट की अपनी टैक्स दर से आता है और राज्य के हिसाब से बँटता है: आपके राज्य का सप्लायर हो तो CGST + SGST, दूसरे राज्य का हो तो IGST। अप्रूव्ड बिल सिर्फ़ मालिक मिटा सकता है, और उस पर कोई भुगतान हो चुका हो या कोई यूनिट बिक, रिज़र्व, ट्रांसफ़र या वापस हो चुकी हो तो मिटाना मना है।
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