ধাপ
- Accounts → Receivables খুলুন। Outstanding Receivables-এ যে বিলে টাকা বাকি তার সবকটা Total, Paid ও Balance সহ দেখায়।
- সবচেয়ে বড় বকেয়া ওপরে আনতে টেবিলের হেডারে Balance ক্লিক করুন, বা শুধু একজন ক্রেতার বিল দেখতে Customer-এ নাম বাছুন।
- Aging কলামে Current বা কত দিন পার হয়েছে লেখা থাকে, আর সারির রং ওপরের লেজেন্ডের সঙ্গে মেলে: Current, 1-15 days, 16-30 days, 30+ days।
- ক্রেতার নামে ক্লিক করলে তাঁর Dashboard খোলে, বিল নম্বরে ক্লিক করলে সেই ইনভয়েস খোলে।
- স্টেটমেন্ট পাঠান: Dashboard-এ Ledger → Share / PDF → Send via WhatsApp বা Copy Share Link ক্লিক করুন।
- Excel তালিকা ডাউনলোড করে, Print ছাপে। বিল পুরো শোধ হলেই এই তালিকা থেকে সরে যায়।
জেনে রাখুন
মালিক: Settings-এ WhatsApp যুক্ত হলে Manage notifications & reminders → Load pending customers দিয়ে ক্রেতাদের টিক দিয়ে Send reminders করা যায় — QR লিংকে মিনিটে প্রায় একটা মেসেজ যায়, Official WhatsApp-এ কয়েক মিনিটেই সব যায়, আর এক ক্রেতাকে 3 দিনে বড়জোর একবার।
এই রিপোর্টে Due মানে বিলের ক্রেডিট ডিউ ডেট, না থাকলে ডেলিভারির তারিখ, তাও না থাকলে বিলের তারিখ। ড্যাশবোর্ডের Receivables টাইল শুধু ক্রেডিট ডিউ ডেট আছে এমন বিল গোনে, তাই ওভারডিউ সংখ্যা আলাদা হতে পারে।
সাপ্লায়ারদের কাছে আপনি কত দেবেন তা এর উল্টো পেজ: Accounts → Payables। এর Ageing স্ট্রিপ বাকিকে ডিউ হয়নি, 1–30, 31–60, 61–90 আর 90 দিনের বেশি ওভারডিউ ভাগে ভাঙে, সঙ্গে সাপ্লায়ার ধরে টেবিল।
ব্যবহৃত শব্দ
| শব্দ | মানে |
|---|---|
| Total | বিলের টাকা। |
| Paid | তাতে এ পর্যন্ত যা পেয়েছেন। |
| Balance | যা এখনো বাকি — Total থেকে Paid বাদ। শুধু ₹0-র বেশি বিল তালিকায় আসে। |
| Due | বিলের ডেলিভারির তারিখ, যদি থাকে। |
| Aging | Current, অথবা Due তারিখের পর কত দিন হলো। লেজেন্ডে 1-15, 16-30 ও 30+ দিনে ভাগ করা। |
যে ক্রেতার ফোন নম্বর নেই, যিনি অপ্ট-আউট করেছেন, আর যাঁকে শেষ 3 দিনে রিমাইন্ডার দেওয়া হয়ে গেছে, তাঁদের রিমাইন্ডার বাদ যায়; তালিকা বলে দেয় তিনটার কোনটা কারণ। বিল ডিউ ডেট পার হলে রিমাইন্ডার নিজে থেকে পাঠাতে Automatic payment reminder চালু করুন, এটা Notification settings-এ আছে।
এই অংশের পরের গাইডবিল পেরিয়ে গেলে কাস্টমারকে নিজে থেকে রিমাইন্ড করুন