কীভাবে করবেন গাইড

আপনার লিড কোথা থেকে আসেপ্রতিটা লিড বলে সে কীভাবে আপনার কাছে এসেছে, তাই জানতে পারেন কোন চ্যানেল কাজ করছে। আপনার ওয়েবসাইট থেকে লিড পানআপনার ওয়েবসাইটে যে কেউ এনকোয়ারি ফর্ম ভরলে লিড হয়ে যান, তাঁর মেসেজ সহ। ক্যাম্পেন বা ইভেন্টের জন্য সাইন-আপ ফর্ম বানানপ্রতিটা ওয়েবিনার, সেমিনার, অফার বা ব্যাচের জন্য একটা লিংক আর QR কোড; প্রতিটা সাইন-আপ ট্যাগ আর মালিক সহ আপনার বোর্ডে আসে। WhatsApp থেকে লিড পানআপনার ব্যবসার WhatsApp নম্বর জুড়ে দিন, তাহলে যে নতুন লোক মেসেজ করবেন তিনিই লিড হয়ে যাবেন। Facebook আর Instagram থেকে লিড পানআপনার Facebook Page আর Instagram জুড়ে দিন; Facebook লিড-অ্যাড ফর্ম, Messenger চ্যাট আর কমেন্ট লিড হয়ে যায়। স্প্রেডশিট থেকে লিড ইমপোর্ট করুন, বা ডাউনলোড করুনExcel বা Google Sheets থেকে CSV ফাইল হিসেবে তালিকা নিয়ে আসুন, বা যেকোনো লিডের তালিকা ডাউনলোড করুন। IndiaMART, JustDial আর Google Ads থেকে লিড পানএকবার জুড়ে দিন, তাহলে প্রতিটা এনকোয়ারি নিজে থেকেই আপনার Leads-এ চলে আসবে, ফোন আর ফলো-আপের জন্য তৈরি।

সব লিড এক জায়গায় দেখুনLeads খুললেই যাঁরা এনকোয়ারি করেছেন তাঁদের তালিকা আসে: তাঁরা কে, কীভাবে এসেছেন আর পরের বার কবে ফোন করবেন। নিজে একটা লিড যোগ করুনদোকানে আসা লোক, ফোন কল বা কারও রেফারেন্স কয়েক সেকেন্ডে লিখে ফেলুন, বা স্প্রেডশিট থেকে পুরো তালিকা নিয়ে আসুন। একটাই Inbox থেকে সব চ্যাটের উত্তর দিনWhatsApp, Messenger, Instagram আর Facebook কমেন্টের চ্যাট এক তালিকায়। কে অপেক্ষা করছেন দেখুন, আর উনি যেখানে লিখেছেন সেখানেই উত্তর দিন। আজকের ফলো-আপগুলো সেরে ফেলুনকাকে ফোন করবেন তার একটাই তালিকা: আগে দেরি হয়ে যাওয়াগুলো, তারপর আজকের, তারপর এই সপ্তাহের। কাস্টমার অপেক্ষা করলে সঙ্গে সঙ্গে জানুননতুন লিড এলে, বা কোনো কাস্টমার আবার লিখলে, সেই লিডের দায়িত্বে থাকা লোকের (বা মালিকের) কাছে সঙ্গে সঙ্গে অ্যালার্ট যায়। ফলো-আপের সময় হওয়ার আগে রিমাইন্ডার পানফলো-আপের সময় হলে বা কোনো কল বা মিটিং এগিয়ে এলে Saathi লিডের মালিককে জানিয়ে দেয়। সেভ করা উত্তর দিয়ে তাড়াতাড়ি উত্তর দিনআপনার সাধারণ উত্তরগুলো একবার লিখে রাখুন; টিমের যে কেউ Inbox-এ এক ক্লিকে একটা বেছে নিতে পারেন। নিজে থেকেই ফলো-আপ করানএকবার সেট করুন, তারপর মেলে এমন প্রতিটা লিড সময়মতো আপনার মেসেজ আর রিমাইন্ডার পাবে। লিডকে কাস্টমার বানানকোনো লিড কিনলে তাঁকে কাস্টমার বানিয়ে নিন, যাতে তাঁর বিল আর পেমেন্ট এক নামের নিচে থাকে। WhatsApp, Messenger আর Instagram মেসেজের উত্তর নিজে থেকেই দিনস্বাগত মেসেজ, সাধারণ প্রশ্নের উত্তর আর দোকান বন্ধের মেসেজ সঙ্গে সঙ্গে চলে যায়, রাতেও। সব কিছু শুরুতে বন্ধ থাকে। লিডের পেজ থেকে কাজ করুনপ্রতিটা লিডের একটা পেজ: ফোন বা WhatsApp করুন, উত্তর দিন, কী হল লিখে রাখুন আর এগিয়ে নিয়ে যান। পাইপলাইন বোর্ডে লিড এগিয়ে নিয়ে যানপ্রতিটা খোলা লিড তার স্টেজে একটা কার্ড; ডিল যেমন এগোয়, কার্ডটা টেনে এগিয়ে দিন। নিজের পাইপলাইন আর স্টেজ বানানআপনার ব্যবসা যেভাবে চলে সেভাবে স্টেজের নাম দিন: প্রতিটা ক্যাম্পেন, ব্যাচ বা কাজের ধরনের জন্য একটা পাইপলাইন। লিডের কাছ থেকে পাওয়া টাকা লিখে রাখুনলিড যে টাকা দিয়েছেন বলছেন তা কনফার্ম করুন, বা ক্যাশ বা ব্যাংক ট্রান্সফার লিখুন, আর একই ধাপে Won-এ সরিয়ে দিন। টিমের সঙ্গে লিড ভাগ করে নিনপ্রতিটা লিডের একজন মালিক ঠিক করুন, নতুন লিড পালা করে দিন, আর কে সবার লিড দেখবেন তা বাছুন। আপনার লিডগুলো কেমন চলছে দেখুননতুন লিড, জেতা, কনভার্সন আর লিড কোথা থেকে আসে তার সংখ্যা আর চার্ট, সঙ্গে সোর্স আর লোক অনুযায়ী রিপোর্ট।

অটোমেশন কখন শুরু হবে বাছুনকোন মুহূর্তে শুরু হবে বাছুন: নতুন লিড, কোনো স্টেজ, সাইন-আপ ফর্ম, ট্যাগ বা কনফার্ম হওয়া পেমেন্ট। অটোমেশনের প্রতিটা ধাপ কী করতে পারেপ্রতিটা ধাপ অপেক্ষা করে, তারপর একটা কাজ করে: লিডকে মেসেজ, টিমকে রিমাইন্ডার, বা লিডে বদল। প্রতিটা ধাপের সময় ঠিক করুন: অপেক্ষা, ইভেন্ট আর পাঠানোর সময়আগের ধাপের পর কয়েক ঘণ্টা অপেক্ষা করুন, বা কোনো ইভেন্টের আগে বা পরে ধাপ রাখুন: ওয়েবিনার, অনুষ্ঠান, ভিজিট। একটা if / else চেক যোগ করুনলিডদের আলাদা আলাদা পথে পাঠান: যাঁরা উত্তর দিয়েছেন বা টাকা দিয়েছেন তাঁদের জন্য এক রকম, বাকিদের জন্য আরেক রকম। অটোমেশন ক্যানভাসে বানানপুরো ফ্লো বক্স আর তীর দিয়ে দেখুন, আর যেকোনো ধাপ যোগ করুন, বদলান, সরান বা কপি করুন। লিডদের কাছে যাওয়ার আগে অটোমেশন টেস্ট করুননিজেকে লিড ধরে চালান, সব অপেক্ষা বাদ দিয়ে; মেসেজগুলো আপনার নিজের ফোন আর ইমেলে আসে। AI দিয়ে অটোমেশনের মেসেজ লিখুনমেসেজটা কী করবে কয়েকটা কথায় বলুন; AI সেটা ইংরেজি, তেলুগু, হিন্দি, তামিল বা কন্নড়ে লিখে দেয়। অটোমেশন থেকে UPI পেমেন্ট লিংক পাঠানঅটোমেশনের একটা ধাপ লিডকে WhatsApp-এ UPI দিয়ে আপনাকে টাকা দেওয়ার নিরাপদ লিংক পাঠায়: সিট, অ্যাডভান্স বা ফি। অটোমেশন কী করেছে দেখুনRun history-তে প্রতিটা লিডের জন্য চালানো, বাদ দেওয়া বা ঠিক করা প্রতিটা ধাপের তালিকা থাকে।

WhatsApp কীভাবে জুড়বেন বাছুনSaathi360 আপনার নিজের WhatsApp নম্বর থেকে দুভাবে কাস্টমারদের মেসেজ করতে পারে: ফ্রি QR লিংক, বা Meta-র অফিসিয়াল কানেকশন। QR কোড দিয়ে WhatsApp জুড়ুন (ফ্রি)একবার আপনার WhatsApp জুড়ে নিন, তারপর Saathi360 আপনার নম্বর থেকে অর্ডারের খবর, ইনভয়েস আর পেমেন্ট রিমাইন্ডার পাঠাবে। অফিসিয়াল WhatsApp (Meta) জুড়ুনআপনার WhatsApp Business অ্যাপের নম্বর Meta-র মাধ্যমে জুড়ুন। ফোনে অ্যাপটা আগের মতোই চালাবেন, আর ওই নম্বর থেকেই অটোমেটিক মেসেজও যাবে। WhatsApp মেসেজের জন্য Meta-কে টাকা দিনআপনার Saathi360 প্ল্যান সফটওয়্যারের জন্য। Official WhatsApp মেসেজের খরচ আপনি সরাসরি Meta-কে দেন, Saathi360-কে নয়। WhatsApp মেসেজ টেমপ্লেটMeta প্রতিটা মেসেজের ধরন একবার অনুমোদন করে। আপনার ব্যবসা যা পাঠায় তার জন্য Saathi360 তৈরি টেমপ্লেট জমা দেয়: অর্ডার বা সার্ভিস, বিল আর রিমাইন্ডার। যে কাস্টমাররা WhatsApp মেসেজ বন্ধ করতে বলেছেনযে কাস্টমার STOP লিখে উত্তর দেন, তিনি আপনার ব্যবসা থেকে আর WhatsApp মেসেজ পান না। WhatsApp পেজে তাঁদের দেখতে আর সরাতে পারেন।

কাস্টমারদের নোটিফিকেশন বাছুনআপনার কাস্টমাররা আর আপনি কোন কোন ইমেল আর WhatsApp মেসেজ পাবেন বাছুন, আর পাঠানোর আগে প্রতিটা দেখে নিন। পাঠানো সব নোটিফিকেশন দেখুনআপনার কাস্টমার আর আপনাকে পাঠানো প্রতিটা ইমেল আর WhatsApp মেসেজের খাতা — আর কোনোটা না গেলে কেন যায়নি। Saathi360 থেকে কোন মেসেজ পাবেন বাছুনSaathi360-এর সেটআপ টিপস আর রিমাইন্ডার ইমেলে, WhatsApp-এ পান, বা একেবারেই না।

Digital Marketing ড্যাশবোর্ড বুঝে নিনএকটাই পেজে আপনার চ্যানেল, এই মাসের সংখ্যা আর প্রতিটা মার্কেটিং টুলের একটা কার্ড দেখায়। পাঁচ ধাপে Digital Marketing ব্যবহার করুনমেনু কাজের ক্রমেই সাজানো: জোড়া, বানানো, পাবলিশ ও পাঠানো, লিড, ফলাফল। Facebook আর Instagram-এ পোস্ট করুনএকবার আপনার Facebook Page জুড়ে নিন, তারপর পোস্ট শিডিউল করুন, সেগুলো নিজেই পাবলিশ হবে। পোস্ট বা ব্যানার বানানপোস্টটা কেমন হবে একবার বলুন, লিখে বা মুখে বলে, AI সব পূরণ করে দেবে। অথবা নিজেই লিখুন। পোস্টের জন্য ছবি বানানফ্রি টেমপ্লেট থেকে ছবি বানান, বা নিজের ছবির কি (key) দিয়ে AI দিয়ে। AI দিয়ে পোস্ট আর মেসেজ লিখুনকী চান বলুন, আর AI আপনার ভাষায় ক্যাপশন, অ্যাড, হ্যাশট্যাগ আর মেসেজ লিখে দেবে। মার্কেটিং ক্যাম্পেন চালানক্যাম্পেন মানে একটা জোরদার চেষ্টা, যেমন উৎসবের সেল, যার তারিখ, বাজেট আর পোস্ট একসঙ্গে থাকে। অফার বা ডিল প্ল্যান করুনএকবার ডিলটা লিখুন। বিলের জন্য চালু করলে, যতদিন চলে ততদিন কাউন্টারে আর অনলাইনে নিজে থেকেই ছাড় কাটা হয়। ক্যালেন্ডারে মাসের প্ল্যান করুনমাসের প্ল্যান করুন: উৎসব, সেল আর ইভেন্টের তারিখ আপনার পোস্টের পাশে। এন্ট্রিগুলো রিমাইন্ডার; শিডিউল করা পোস্ট নিজেই দেখায়। WhatsApp ব্রডকাস্ট পাঠানআপনার Official WhatsApp থেকে একটা অনুমোদিত WhatsApp মেসেজ সব কাস্টমার, কোনো কাস্টমার গ্রুপ বা অডিয়েন্স সেগমেন্টকে পাঠান। ইমেল বা SMS ক্যাম্পেন পাঠানকাস্টমারদের ইমেল বা SMS-এ অফার পাঠান। প্রতিটা ইমেলে এক ট্যাপে আনসাবস্ক্রাইব করার লিংক থাকে। কে আপনার মেসেজ পাবেন বাছুনঅডিয়েন্স সেগমেন্ট মানে আপনার কাস্টমারদের একটা সেভ করা দল, যেমন নতুন, অনেক দিন না আসা বা সবচেয়ে বেশি খরচ করা কাস্টমার। নিজে থেকেই WhatsApp মেসেজ পাঠান: কার্ট, ফিরে আসা, রিভিউ, জন্মদিনচারটে তৈরি WhatsApp মেসেজ, যা প্রত্যেক কাস্টমারের কাছে ঠিক সময়ে যায়। প্রতিটা শুরুতে বন্ধ থাকে। আপনার মার্কেটিং কী এনে দিচ্ছে দেখুনReports দেখায় কোন চ্যানেল লিড আর টাকা আনছে, আর আপনার পোস্ট আর লিংক কেমন চলছে। WhatsApp-এ আপনার ক্যাটালগ শেয়ার করুন আর উত্তরেই অর্ডার নিনঅনলাইন শপের জিনিসগুলো নম্বর আর দাম সহ একটা WhatsApp মেসেজ বানান। কাস্টমাররা ORDER 2x3, 5 লিখে অর্ডার দেন। Digital Marketing সেট আপ করুনপোস্ট, AI, WhatsApp, ইমেল আর SMS ক্যাম্পেনের জন্য যে কি আর পছন্দগুলো লাগে, মালিক সেগুলো দেন। আপনার LinkedIn-এ পোস্ট করুনএকবার নিজের LinkedIn জুড়ে নিন, তারপর অন্য চ্যানেলের সঙ্গে সেখানেও পোস্ট আর শিডিউল করুন। আপনার ভিডিও YouTube-এ পোস্ট করুনএকবার আপনার YouTube চ্যানেল জুড়ে নিন, তারপর অন্য চ্যানেলের সঙ্গে পোস্টের ভিডিও YouTube-এ পাঠান।

আপনার বিজনেস প্রোফাইল পূরণ করুনআপনার ব্যবসার নাম, ঠিকানা, ফোন আর লোগো। এগুলো আপনার ইনভয়েসে আর কাস্টমাররা যে পেজ দেখেন সেখানে দেখায়। আপনার GST নম্বর যোগ করুনBusiness Profile-এ আপনার GSTIN সেভ করুন, যাতে তা আপনার ইনভয়েসে ছাপা হয়। ক্যাটাগরি ও ব্র্যান্ড যোগ করুনআপনার মালের গ্রুপ আর ব্র্যান্ডের নাম। প্রোডাক্ট সেভ করতে দুটোই লাগে। আপনার প্রথম প্রোডাক্ট যোগ করুনএকটা জিনিসের ক্যাটালগ এন্ট্রি বানান: নাম, গ্রুপ, ট্যাক্স আর কম স্টকের সীমা। স্টক আর দাম পরে। দোকানে কাস্টমার যোগ করুনক্রেতাকে একবার সেভ করুন, তারপর কাউন্টারে বেছে নিন। শুধু নাম, ফোন আর এলাকা লাগে। পারচেজ বিল দিয়ে স্টক ঢোকানপারচেজ বিল অ্যাপ্রুভ হলেই শুধু স্টক আপনার ব্যবসায় ঢোকে। ড্রাফট সেভ করলে কিছুই বদলায় না। কাউন্টারে প্রথম বিক্রি করুনকাস্টমার বাছুন, জিনিস যোগ করুন, টাকা নিন, আর শেষে নম্বর দেওয়া বিল পান যা ছাপতে বা শেয়ার করতে পারেন।

বিলে তাড়াতাড়ি জিনিস যোগ করুনকাউন্টারে সার্চ, স্ক্যান আর লাইন বদল করুন: পরিমাণ, নিট দাম আর লাইনের ছাড়। টাকা নিন আর বিল বন্ধ করুননগদ, UPI, কার্ড, ব্যাংক ট্রান্সফার, চেক, বাকি বা ওয়ালেট — আর Paid আসলে কী বোঝায়। বিল ছাপুন বা শেয়ার করুনA4 শিট বা 3-ইঞ্চি কাউন্টার রসিদ, ডাউনলোডের জন্য PDF, আর কাস্টমারের জন্য WhatsApp লিংক।

কাস্টমারের দেওয়া টাকা লিখুনক্রেতার নামে পেমেন্ট লিখুন। এটা তাঁর সবচেয়ে পুরোনো অশোধিত বিল আগে মেটায়, আর প্রতিটা রসিদ Payment Receipts-এ থাকে। কাস্টমারের লেজার পড়ুন আর শেয়ার করুনএকজন ক্রেতার বিল ও পেমেন্ট চলতি ব্যালেন্স সহ, PDF বা লিংক হিসেবে পাঠানোর জন্য তৈরি। দোকানের বকেয়া আদায় করুনঅনাদায়ী বা আংশিক শোধ হওয়া সব বিল দেখুন, কে সবচেয়ে বেশি দেবেন দেখুন, আর স্টেটমেন্ট বা রিমাইন্ডার দিয়ে তাগাদা দিন। বিল পেরিয়ে গেলে কাস্টমারকে নিজে থেকে রিমাইন্ড করুনঅটো পেমেন্ট রিমাইন্ডার চালু করুন: বিলের তারিখ পেরোলে কাস্টমার ইমেইল বা WhatsApp পাবেন, শোধ না হওয়া পর্যন্ত আবারও।

দোকানের ড্যাশবোর্ড পড়ুনBusiness Command Center: আজকের বিক্রি, এই মাসের কেনা ও খরচ, কত পাবেন আর কত দেবেন। Report Centre-এ রিপোর্ট খুঁজুনঅ্যাকাউন্টস, GST, স্টক ও বিক্রির সব রিপোর্ট এক জায়গায়। খুঁজুন, খুলুন, আর যেগুলো রোজ লাগে সেগুলো পিন করে রাখুন। দোকানের লাভ ও খাতা দেখুনProfit & Loss দেখায় খরচের পর কী থাকল, Day Book প্রতিটা এন্ট্রি দেখায়, Balance Sheet দেখায় কী আছে আর কী দেনা। দোকানের GST-র হিসাব পানবিক্রির ওপর আউটপুট ট্যাক্স, কেনার ওপর ইনপুট ক্রেডিট, আর অ্যাকাউন্ট্যান্ট যে ইনভয়েস ধরে ডেটা চান তা। স্টক ও লাভের রিপোর্ট দেখুনতাকে কী আছে, কী বিক্রি হচ্ছে না, আর কোন প্রোডাক্ট ও ক্রেতা থেকে আসলে লাভ হচ্ছে।